傳真具有快速、安全、直觀的特點，也被廣泛應用在展覽營銷中。要利用傳真營銷取得良好的業績關鍵在于是否能夠確定目標參展商的傳真號碼，而且在傳真前需與目標參展商有過初步或者一定程度的溝通。確定傳真號碼后，就可以發送后具有針對性和參考價值的展覽信息材料，成功概率一般很高，投入產出也比較高。
在發送傳真時要注意一下步驟：
1.使用專用的紙張，可顯示出展覽組織機構的檔次和職業風范，紙張上要標有展覽組組織機構的名稱，營銷人員姓名、地址和電話號碼。
2.需確認目標參展商聯系人的姓名、職務以及參展商名稱的正確拼寫。
3.也可以使用固定格式傳真，在使用稱謂時需特別注意要有的矢，因為有些目標參展商對此非常敏感。
4.起草正文。正文應向目標參展商介紹展覽組織機構、展覽項目和營銷人員的基本情況，以及展覽的內容和所提供的各種服務項目情況。
傳真正文的寫作要求為:
（1）簡潔，易于閱讀，有四至五個簡短的段落就足夠了。
（2）盡量將傳真正文的長度控制在一頁之內。如要用兩頁，發送者需在第二頁署名。
（3）第一段應能激發目標參展商對參展組織機構和展覽項目的興趣與激情。
（4）第二段需介紹展覽項目的有些組織與展覽價值，滿足參展商對展覽項目了解的基本需求，如展覽的歷史、品牌、主辦機構、規模與發展狀況等。
（5）第三段應表明展覽項目所取得的突出成就、榮譽、參展商和觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內容。如果可能的話，盡量以數字表現這些成就。
（6）第四段需介紹展覽營銷內容，告訴目標參展商如何申請參展，可查詢的相關展覽項目網站，展覽營銷部門的聯絡人與聯絡方式等。
（7）第五段非常簡短地結束傳真并表示感謝。
（8）使用敬語結束正文并標明所駙招展書或者其他附件的名稱。
（9）確保在正文上展覽組織機構領導或者經辦營銷人員姓名的簽字并簽署日期。
（10）在正文中應避免出現負面和相互矛盾的內容，相關信息要認真核實。
（11）不要說謊或者夸大其詞，對展覽項目與服務的描述要做到客觀事實。
（12）切記濫用代詞“我”，應以展覽組織機構或者展覽項目組的身份來與目標參展商進行溝通，因為客戶愿意接受具有權威性的信息或者感受被重視的感覺。
寫好傳真正文，將有關招展的資料，如招展書、展區展位平面圖或者其他目標參展商提出的資料一起發送，但需在傳真的首頁上標明總頁數與當前業號，以便目標參展商確認是否完整地獲得這份傳真的所有資料。
5.群發傳真。將招展和招商信息快速、大量地傳達至目標參展商。
群發傳真是傳真基礎上，隨著電子技術的成熟與網絡技術廣泛應用發展起來的一種用于展覽營銷推廣的創新技術，具有先進、職能、快速、簡潔的特點，已逐步發展成展覽組織機構與目標參展商信息交流的有效手段。在成本方面，群發傳真也較直郵低廉許多。
（攝影 首創展覽）
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